Cartographier les usages IA déjà présents dans votre entreprise
La méthode en trois passes pour recenser les outils d'IA réellement utilisés : achetés, intégrés par mise à jour, et personnels.
Une mise à jour discrète de votre suite bureautique a peut-être activé un assistant génératif dans les boîtes mail de toute l'équipe la semaine dernière, sans qu'aucun budget n'ait été validé pour ça. Personne ne l'a acheté, personne ne l'a annoncé en réunion, et il est pourtant déjà là, utilisé ou non. C'est le genre de découverte qui attend toute entreprise qui essaie, pour de bon, de savoir ce qu'elle utilise comme IA.
Pourquoi la liste des licences ne suffit pas
Demandez à votre service informatique la liste des outils d'IA en usage, et vous obtiendrez une liste de licences. C'est un point de départ honnête, ce n'est pas un inventaire. Il ne dit rien des fonctions génératives arrivées gratuitement avec un logiciel déjà payé depuis des années, ni des outils que des salariés utilisent de leur propre initiative sans qu'aucune ligne budgétaire n'en garde la trace. Notre article sur le shadow AI détaille les risques que fait courir cette dernière catégorie, ce texte-ci s'arrête à la question qui vient avant : comment construire, concrètement, la liste complète.
Passe 1 : les outils achetés et validés
C'est la passe la plus rapide, et souvent la seule qu'une entreprise pense à faire. Elle croise trois sources : les abonnements suivis par la comptabilité, le catalogue d'applications d'entreprise si un annuaire ou un système d'authentification unique existe, et les contrats passés par les achats ou la direction. Le résultat tient en général sur une page, et il correspond à ce que la direction pense déjà savoir.
Cette passe a une limite qu'il vaut mieux connaître avant de s'arrêter là : une licence achetée pour un usage précis, un CRM par exemple, peut avoir gagné une fonction générative des mois après la signature du contrat, sans qu'aucune ligne de facturation ne le signale.
Passe 2 : les outils intégrés, la catégorie qui surprend le plus
C'est le point aveugle le plus fréquent, et celui qui change vraiment la donne. Une part croissante de l'IA en entreprise n'arrive ni par un achat ni par une décision, elle arrive par mise à jour d'un logiciel que l'entreprise possède déjà. Un assistant de rédaction ajouté à la suite bureautique, un résumé automatique de réunion intégré à l'outil de visioconférence, une génération de description de produit apparue dans le CRM, une reformulation suggérée dans l'outil de messagerie d'équipe : ces fonctions sont souvent activées par défaut au niveau du compte de l'entreprise, sans qu'un administrateur n'ait eu à cocher quoi que ce soit.
La méthode pour les débusquer ne relève pas de la conversation, elle relève de l'audit technique, poste par poste :
Trois réflexes pour auditer les outils déjà en place
Ouvrir la console d'administration de chaque logiciel majeur
Suite bureautique, CRM, outil de visioconférence, outil de messagerie d'équipe. La plupart proposent un onglet dédié à l'IA ou à un assistant nommé, activé ou non selon la configuration du compte.
Reprendre les notes de version des douze derniers mois
Les annonces de nouvelles fonctions sont envoyées par email et lues en diagonale ou pas du tout. Une relecture ciblée sur le mot IA ou assistant retrouve ce qui est passé inaperçu.
Relire les avenants signés lors des derniers renouvellements de contrat
Certains éditeurs ajoutent une fonction générative comme avantage inclus au renouvellement, sans négociation ni ligne de prix distincte.
Passe 3 : les outils personnels, la partie qui ne se voit pas
Cette catégorie regroupe ce qu'un salarié utilise de sa propre initiative, en dehors de tout outil validé. Elle est la plus large des trois dans la plupart des entreprises, et la plus difficile à chiffrer précisément puisqu'elle ne laisse par définition aucune trace comptable.
Deux sources d'information se complètent, sans qu'aucune ne suffise seule. La première tient à des questions précises posées service par service, pas à une note générale : qu'avez-vous automatisé cette année sans qu'on vous l'ait demandé, quel outil avez-vous trouvé vous-même pour gagner du temps sur une tâche répétitive. La seconde, plus technique et disponible seulement si l'entreprise dispose déjà d'un outil de gestion des accès ou d'un filtrage réseau, consiste à regarder la liste des domaines les plus visités depuis les postes de travail : elle ne dira jamais tout, un usage depuis un téléphone personnel lui échappe entièrement, mais elle confirme parfois ce qu'une conversation seule laisse supposer.
Ce que cet inventaire devient ensuite
Une fois les trois passes menées, ce qui en sort n'est pas qu'une curiosité de direction. C'est la matière première de deux obligations concrètes du règlement (UE) 2024/1689, dit AI Act : savoir si l'entreprise est fournisseuse ou déployeuse pour chacun de ces outils, et proportionner la formation du personnel prévue par l'article 4 au profil de qui utilise réellement quoi, plutôt qu'à un module générique qui ignore la moitié des outils réellement en circulation. Un modèle de registre rempli montre la forme que peut prendre ce travail une fois couché sur un tableau, service par service, avec le statut de chaque outil et le niveau de risque qui lui correspond.
| Passe | Qui le sait déjà | Comment la mener | Exemple type |
|---|---|---|---|
| Outils achetés | La comptabilité et l'IT | Croiser abonnements, catalogue applicatif et contrats | Un assistant IA payé en tant que licence dédiée |
| Outils intégrés | Personne, par construction | Auditer les consoles d'administration et les notes de version | Un résumé automatique ajouté à l'outil de visioconférence |
| Outils personnels | Le salarié seul | Conversations ciblées par métier, complétées par les accès réseau si disponibles | Un compte gratuit utilisé sur un fichier de travail |
Faites glisser le tableau pour voir toutes les colonnes.
Un travail d'un après-midi, pas d'un audit externe
Aucune de ces trois passes ne demande un prestataire extérieur pour une entreprise de taille modeste, elles demandent surtout qu'on les mène dans l'ordre plutôt que de s'arrêter à la première. Un après-midi suffit souvent pour les trois, réparti entre une heure de croisement de factures, une heure de console d'administration par logiciel principal, et le reste en conversations courtes avec chaque responsable d'équipe. Le résultat sert de base à la tenue d'un registre, et la page dédiée à l'AI Act rassemble ce que cet inventaire déclenche ensuite comme obligations.
Nos programmes de formation par métier sont pensés pour s'appuyer sur les usages réels qu'un tel inventaire fait remonter, plutôt que sur des principes généraux, et le tarif tient en une ligne.
