Inventaire des systèmes d'IA : le tableau de départ

Le premier réflexe, avant d'écrire une ligne de charte ou un plan de formation, c'est de savoir ce qu'on a réellement sous la main. La plupart des PME qui font sérieusement cet exercice découvrent qu'elles utilisent deux ou trois fois plus d'outils d'IA qu'elles ne le pensaient. Voici ce recensement, rempli pour une PME fictive, avec la grille qui a servi à le construire.

Pourquoi ce tableau vaut plus qu'une liste de licences

Une liste de licences logicielles, celle que tient le service informatique ou l'office manager, ne recense presque jamais l'IA telle qu'elle est réellement utilisée. Une partie des outils d'IA n'a jamais fait l'objet d'un achat séparé : ils arrivent intégrés à un logiciel déjà en place, une fonction de résumé ajoutée à l'outil de visioconférence, une suggestion automatique dans le logiciel de comptabilité. Une autre partie échappe carrément au radar de l'entreprise, parce qu'elle passe par des comptes personnels que personne n'a validés.

Un registre construit à partir des seuls contrats et licences rate donc l'essentiel. La bonne méthode part des usages, pas des factures : on demande à chaque service ce qu'il utilise réellement pour écrire, trier ou décider plus vite, puis on remonte vers l'outil.

Le registre, rempli pour une PME fictive de 24 salariés

Reprenons l'entreprise fictive de conseil en organisation utilisée dans notre modèle de plan de formation, 24 salariés répartis en six services. Voici ce que son recensement fait apparaître une fois mené jusqu'au bout.

Un point saute aux yeux en lisant la deuxième colonne : le même service peut apparaître sur plusieurs lignes, avec des statuts différents. Le commercial utilise un outil validé et un usage non validé en parallèle, ce qui est la situation la plus fréquente et la plus difficile à corriger d'un coup.

Ce que la colonne fournisseur ou déployeur doit trancher

La plupart des lignes d'un registre de PME restent des usages de déployeur : l'entreprise se sert d'un outil du marché tel quel, sans le modifier ni le revendre. Deux lignes du tableau ci-dessus méritent pourtant un regard plus attentif, parce qu'elles peuvent faire basculer l'entreprise du côté fournisseur, avec des obligations bien plus lourdes à la clé.

Le chatbot du site web en est un bon exemple. Tant qu'il reste un réglage standard fourni par un éditeur, l'entreprise qui l'utilise reste déployeuse. Si elle l'a fait entraîner ou reconfigurer en profondeur pour son propre usage, au point de le transformer en un système distinct de celui d'origine, la qualification peut changer. Le modèle de maintenance prédictive de notre exemple pose la même question de façon plus nette : un prestataire qui personnalise un modèle spécifiquement pour l'entreprise cliente ouvre un débat sur qui, du prestataire ou du client, en devient le fournisseur au sens du règlement. Notre article sur le moment où un déployeur devient fournisseur détaille les critères qui font pencher la réponse d'un côté ou de l'autre, et ce n'est pas un point à trancher seul dans un service opérationnel.

Repérer une ligne à haut risque avant qu'elle ne devienne un problème

Une seule ligne de notre registre fictif porte la mention haut risque, celle du tri de candidatures. L'annexe III du règlement (UE) 2024/1689 classe explicitement parmi les systèmes à haut risque les outils destinés à analyser et filtrer les candidatures ou à évaluer des candidats. Rédiger une annonce ou reformuler une fiche de poste avec l'IA reste de la rédaction ordinaire. Un outil qui note ou classe des personnes physiques change de nature dès qu'il sert à décider qui passe à l'étape suivante d'un recrutement.

Un second point de vigilance, plus rare mais réel, concerne la reconnaissance des émotions. Le règlement interdit son usage sur le lieu de travail, sauf raisons médicales ou de sécurité. Aucune ligne du registre fictif n'y touche, mais c'est précisément le genre d'usage qui arrive sans qu'on l'ait cherché, par une fonctionnalité ajoutée à un outil de visioconférence ou de suivi de la performance. C'est une raison de plus de tenir ce registre à partir des usages réels plutôt que des seules factures.

Tenir le registre à jour

Un registre rédigé une fois et jamais rouvert redevient rapidement une photographie datée. Trois signaux imposent de le reprendre sans attendre l'échéance annuelle : un nouveau contrat ou une nouvelle fonction ajoutée à un logiciel déjà en place, un changement de prestataire sur un outil personnalisé comme celui de la maintenance prédictive, et un contrôle à venir, qui révèle presque toujours des usages que personne n'avait pensé à consigner. Notre article sur les cinq pièces d'un dossier de contrôle place d'ailleurs cet inventaire en première position, avant même le plan de formation : sans lui, le reste du dossier n'a rien à décrire.

Une fois le registre posé, il alimente directement l'étape suivante : notre modèle de plan de formation article 4 reprend les mêmes services pour décider qui forme et à quel niveau, en s'appuyant sur ce que cette liste vient de révéler plutôt que sur une estimation approximative.

Outil :
Service(s) utilisateur(s) :
Usage précis :
Fournisseur ou déployeur :
Niveau de risque :

La méthode se transporte telle quelle à votre entreprise. Interrogez chaque service sur ce qu'il utilise vraiment, pas sur ce qui figure au budget, et vous découvrirez probablement plus de lignes que prévu dès le premier passage. Nos programmes de formation par métier prennent le relais une fois ce registre posé, service par service, sur les outils réellement en usage.